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16-08-2011

Implementación de la metodología 5s en empresas Agropecuarias



¿Cuáles son las grandes diferencias entre una empresa eficiente y otra que no lo es? ¿Por qué algunas empresas evolucionan rápidamente mientras otras parecen aletargadas en el tiempo?

Quiero aprovechar la oportunidad y compartir con ustedes una experiencia que ha cambiado tanto mi vida profesional como personal. Afortunadamente no soy el único en este cambio, muchas personas relacionadas en la actividad agropecuaria se están involucrando en la metodología 5s y su aplicación en el sector. En este articulo les voy a contar sobre el origen de esta particular metodología; la importancia de aplicar una herramienta de autogestión a empresas agropecuarias; los beneficios que nos brinda embarcar a la empresa en este camino de la mejora continua; y por ultimo comentarles sobre diversos casos de implementación en empresas de la provincia de Córdoba y Santiago del Estero.

El primer contacto que tuve con la metodología “5s” fue en el año 1997 durante el  cursado de la carrera de ingeniería industrial en la UTN, Córdoba. Recuerdo que en aquel momento no le di demasiado valor, ya que como joven estudiante estaba mas atraído por la tecnología que no nos dejaba de sorprender día tras día. Sinceramente considere a la metodología japonesa de las 5s una peculiar característica de la cultura nipona, una simple metodología de gestión imposible de implementar en nuestro país y con nuestra cultura. Sin imaginarme en ese momento, que me volvería un estudioso y promotor a los cuatro vientos de este interesante método.

 

Las vueltas de la vida me pusieron en Iowa, USA, en una planta de 1500 operarios llamada Bertch Cabinetry. Mi responsabilidad era capacitar al personal y aplicar no solo la metodología 5s, sino una serie de herramientas del sistema de producción de Toyota. Para ese momento ya había participado en varios seminarios sobre Lean Manufacturing y diversas charlas sobre la metodología 5s y otras herramientas del management japonés. Con varios errores y algunos aciertos, es que aprendí la metodología y sobre todo experimenté en como trasmitir la metodología de una manera didáctica. De regreso en Argentina, después de hacer una breve pero intensa experiencia en la industria local, decidí transpolar al sector agropecuario un paquete de  herramientas de gestión que tanto éxito tienen en la actividad industrial de clase mundial.

Al intentar explicar la idea de aplicar la metodología 5s y otra herramientas de gestión industrial en empresas del sector agrícola, varios de mis primeros interlocutores respondían no muy entusiasmados. “Ten cuidado, esto no es una fabrica” fue una de las frases mas repetidas que recibí en mis primeros diálogos. Sin embargo, tuve la suerte de cruzarme con algunos “motivadores” que me alentaron a seguir. No baje los brazos, y después de varios intentos no muy fructíferos apareció al frente mío una pieza muy importante para el éxito. Un joven emprendedor, con formación agropecuaria, y con un gran perfil empresario. Fue entonces que empezamos una historia distinta. Cada idea que le trasmitía al grupo, era tomada muy profesionalmente, discutida y asimilada. Hablamos mucho entre las diferencias y similitudes entre la industria y la actividad agropecuaria, llegando a la conclusión de que las empresas del rubro están en un camino de profesionalización acelerado y demandando herramientas que las ayuden a elevar los niveles de eficiencia.  

Puesto de trabajo Antes y Después de la metodología 5s

 

A esta altura Uds. querrán saber de que se trata esto de las 5s. La metodología 5s es una técnica de origen Japonés. La empresa Toyota fue la que alrededor de la década de 1960 supo plasmar en un “Método” lo que en Japón es cosa de todos los días, el Orden, la limpieza y el trabajo en equipo. A la metodología de las 5s se la conoce como una herramienta que permite iniciar  el cambio cultural en una organización, y de esta forma embarcar la organización hacia la mejora continua. El nombre de las 5s se debe a que la metodología costa de cinco pasos bien definidos que nos ayuda a mejorar los lugares de trabajo de manera sostenida, y cada uno de estos pasos empieza con una letra “S” (en japonés).


Este sistema nos ayuda a mejorar los lugares de trabajo, haciendo que seamos mas eficientes en nuestras actividades cotidianas. En la actualidad, la metodología se aplica en diversas industrias e instituciones, sin embargo, hasta la fecha, personalmente no tenia registros de la aplicación en el sector agropecuario. Después de varios intentos, errores, correcciones y ajustes, hemos logrado implementar la metodología en un grupo de empresas agropecuarias. A la hora de implementar la metodología hemos optado por hacerlo en “Áreas Modelo” donde invertimos mucho esfuerzo y podemos medir de manera mas precisa los resultados obtenidos.  

Debido a varios inicios dificultosos he agregado un paso mas a los ya 5 existentes, que me gusta llamarlo el paso “Cero”. Este paso lo hacemos antes de iniciar con la metodología. El paso cero es definir la función del área de trabajo. Por ejemplo que estemos hablando de un galpón de una empresa agropecuaria, la función de este galpón será de almacenamiento de insumos, almacenamientos de repuestos, reparaciones menores de maquinarias, etc., etc. Este paso es fundamental para luego poder aplicar la metodología de manera educada.

Puesto de trabajo Antes y Después de aplicar la metodología 5s

 

A la primera “S” se la conoce como “Separar Innecesarios”. Esto significa remover del lugar de trabajo todos los elementos que se han ido acumulando a lo largo del tiempo y los hemos acumulados POR LAS DUDAS. Por las dudas que? siempre me pregunto lo mismo. Es muy común que guardemos algo “por las dudas” y el “por las dudas nunca llega!.

Con el paso del tiempo he cambiado la terminología de algunas de las “Ss”, por ejemplo, a la primera “S” prefiero llamarla “Solo lo esencial”. Esto significa que no solo debemos separar todos los elementos innecesarios, sino que también debemos analizar que herramientas de trabajo pueden estar faltando en el sector, siempre teniendo en cuenta el paso “Cero” o sea, cual es la función del lugar de trabajo.

Una vez que hemos retirado todos los elementos innecesarios del ámbito de trabajo, es hora de proseguir con la segunda “S”, ubicar necesarios. Esto no es otra cosa que darle un lugar a cada cosa, y cada cosa en su lugar. Este paso es ponernos de acuerdo entre todos los usuarios del espacio de trabajo donde se almacenan los elementos, de que manera, en que cantidad, cual es el punto optimo de reposición, etc., etc. Este paso es importante realizarlo una vez que se ha tenido un gran éxito en la primera “S”, de otra manera vamos a gastar tiempo y energía acomodando elementos que no son necesarios. El resultado optimo de una buena segunda “S” es que cualquiera pueda encontrar un elemento necesario, y no solo eso, sino que esté muy claro donde ese elemento debe regresar una vez que fuese usado.  

Una vez que todos los elementos están ubicados en su correcta posición, lo que hacemos es marcar ese lugar, de manera que nadie pueda dejarlos en otro lugar y sobre todo, que nos enteremos si los elementos no están, de modo que nos preocupemos que los mismos vuelvan al lugar antes de que los necesitemos, y de esa manera perdamos el tiempo buscándolos. Al segundo paso he preferido llamarlo “Situar con consenso”.

 

Tablero de herramientas “Antes y Después” de la metodología 5s



El método prosigue con la tercera “S”, la limpieza y la inspección. Este tercer paso supone dejar todo limpio, limpiando de manera regular, y aprovechando el tiempo de la limpieza para inspeccionar el lugar de trabajo. Este paso lo prefiero llamar “Asegurar la función”. En definitiva es asegurar que la función que dijimos que tenia el lugar de trabajo en el paso cero, se mantenga en el tiempo. La manera mas practica de lograr esto es por medio de listas de chequeo. Estas listas nos ayudan a no omitir ninguna de las actividades necesarias, ni la frecuencia que es necesario realizarlas, ni que nos olvidemos de quien es el responsable por cada una de esas tareas.

 

  Puesto de Trabajo Antes y Después de aplicar la metodología 5s

 

 Las tres primeras “Ss” son netamente practicas, mientras que las dos ultimas proporcionan los mecanismos necesarios para que el sistema se aplique de manera correcta y que el mismo no decaiga en el  tiempo. El gran desafío de la metodología es lograr que el sistema perdure en el tiempo y que el mismo se asimile como parte de la cultura de la organización.

¿Porque es necesario una metodología como las 5s en las empresas agropecuarias? La metodología 5s es una herramienta básica. Es la herramienta necesaria para lograr el cambio cultural de las organizaciones hacia la mejora continua. En la industria, la necesidad de mejora están mas claras, ya que la empresa que no evoluciona es absorbida o su mercado captado por competidores mas eficientes.

  Aplicación de la metodología 5s en una oficina administrativa de una empresa agropecuaria

 

Históricamente  los resultados de los ejercicios de las empresas agropecuarias están muy ligados al clima o los factores de mercado externo en donde las compañías no tiene ningún tipo de control. Este concepto está cambiando, una empresa eficiente será capaz de absorber recursos escasos, tales como la superficie de tierra o los recursos humanos, para producir mas eficientemente que aquellos que no logren el salto hacia un sistema productivo mas eficiente. La metodología 5s nos proporciona el camino hacia una organización eficiente que maximiza la utilización de los recursos disponibles. Otra de las grandes bondades de la metodología, es que forja la disciplina entre los miembros de la organización, condición necesaria para enfrentar otros desafíos empresariales.

  

¿Cuales son los principales beneficios de aplicar la metodología en el agro?

Crea un ambiente para el trabajo estándar. Esto no es otra cosa que dejar reglas claras de trabajo en todos los ámbitos de la organización. Por ejemplo, ¿Esta claro donde tengo que dejar algún material que ingresa al galpón de la empresa? ¿Esta claro cuando tengo que levantar el pedido de cierto material o insumo? ¿Están claras las responsabilidades de cómo mantenemos un equipo productivo, tanto los puntos de control, los ajustes, e inspecciones? En definitiva la metodología 5s nos ayuda a estandarizar todas las actividades que debemos realizar, y sobre todo nos ayuda a estandarizar la comunicación. Por medio de un buen sistema de comunicación visual, todas aquellas actividades, que en la actualidad no se realizan porque no esta claro ni como, ni la frecuencia, ni quien debe realizarlas, pasan ha ser dominadas por la organización. 

 

Otro beneficio importante es que la metodología nos ayuda a hacer foco en la eliminación de ineficiencias. Cuando aprendemos a trabajar con las 5s nos cambia la manera de mirar lo que hacemos. Nos hacemos mas críticos y analizamos si lo que estamos haciendo tiene sentido. Aprendemos a detectar “Desperdicios” dentro de las actividades que realizamos a diario, y no solo aprendemos a detectarlas sino también a eliminar las actividades que solo generan un costo para la organización. Limpiar algo que se ensucia no agrega ningún valor, pero estamos de acuerdo que es necesario hacerlo. Lo que realmente agrega valor a la organización es lograr que ese elemento que debemos limpiar de manera frecuente no se ensucie mas, y de esa manera nosotros podemos destinar el tiempo dedicado a la limpieza en otras actividades que realmente agregan valor a nuestra actividad.  

Un aspecto no menor es la importancia que las 5s le dan a los problemas de seguridad. Cuando trabajamos con la metodología 5s aprendemos a hacer foco en la seguridad de las personas que trabajan en el área. El método nos hace cuestionarnos, una y otra vez sobre las condiciones laborales y de seguridad.


Por ultimo, el método nos ayuda a crear la cultura de la mejora continua. Este punto por si solo justifica la implementación de la metodología. Lograr la auto-gestión de los puestos de trabajo, y que no solo se mantengan en buenas condiciones, sino que evolucionen en el tiempo es un desafío muy arduo de lograr sin una técnica como la de las 5s. La diferencia de una empresa que evoluciones continuamente a otra que solo se mantiene en el mercado se pueden resaltar si lo vemos en un marco de largo plazo. Lograr que la gente rompa el “Status Quo” o acostumbramiento a la situación actual es algo muy difícil y valioso para una organización que pretende evolucionar en el tiempo y destacarse en el medio que se desenvuelve.

 

Ing. Lucas Martinez

Ejemplos de implementación:

Puesto de gestión de Lubricantes – Antes y después de implementar la metodología 5s

  

Las fotos muestran el mismo puesto de trabajo. Un centro de lubricación donde antes de aplicar la metodología 5s era muy difícil hacer una tarea y no terminar con la ropa manchada. Si existía un derrame de aceite, el mismo no era evidente. En el aérea existían muchos elementos innecesarios y hacían falta otros tantos para desarrollar las tareas de una manera acorde. El resultado es una zona de trabajo libre de obstáculos, las reglas están claras, y cada uno sabe donde y como guardar los elementos una vez utilizados.

 

El exterior de un galpón en una empresa agropecuaria – Antes y después de la metodología 5s

 

 

La fotos muestran la situación previa y la posterior a la implementación de la metodología 5s. Recuerdo que el dueño de esta empresa me comentaba que el sentía que el Galpón de su empresa era un lugar que no tenia control y nunca lo podía dominar. Por medio de la aplicación del método, ahora el galpón esta bajo control y las reglas de trabajo son lo suficientemente claras como para que este vuelva a la situación original.

Pieza de trabajo, para reparaciones menores – Antes y después de las 5s

 

En esta empresa no existía un lugar para hacer reparaciones menores. Al preguntarnos por la función de una sala surgió que la misma se debía usar para reparaciones menores de muchas piezas de equipos que se pueden reparar “in situ”. El resultado fue una muy funcional área de trabajo destinada a las reparaciones menores. En la misma existe una lista de chequeo que especifica las responsabilidades, y frecuencias de cómo se debe asegurar la función de la misma.

Implementación del método 5s en una planta de procesamiento de soja

 

En la situación previa, los operarios usaban un transportador horizontal para hacer cargas de soja partida que alimentaba, en situaciones donde el quebrador se detenía, a una extrusora. Si esto no ocurría, la extrusora se interrumpe debiendo frenar la línea por un largo periodo de tiempo. La solución, que surgió de los mismo operarios, fue incorporar una pequeña tolva donde se acumula una cantidad suficiente de soja ya quebrada. No solo se ha mejorado la seguridad de la planta, sino que ahora es menos probable que el lugar se ensucie y ya la extrusora no se detendrá por falta de producto pre-quebrado.

 

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