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21-07-2015

Sobre Reuniones Eficaces



 

Continuamente, en los asesoramientos que viene realizando la entidad, cuesta lograr  que se respeten los consensos y compromisos que se establecen luego de reuniones.

Como es sabido, para preparar un encuentro que resulte exitoso se deben respetar ciertas pautas y creemos que pueden ser interesantes de recordar.


 

El comienzo

Preguntarse

 
• ¿Tengo siempre claro el objetivo de las reuniones a las que asisto?
• ¿Empiezan y acaban a la hora planeada?
• ¿Se tratan todos los temas previstos o se va saltando de una conversación a otra sin ningún orden?
• ¿Definimos una lista de acciones y un calendario de ejecución?
• ¿Es posible pensar si existe la posibilidad  de realizarla On Line como son las videoconferencias?. Con ello se podría evitar desplazamientos y ahorrar gastos.

 


La preparación

Definir el objetivo de la reunión y los temas a tratar.

1.A quien convocar. Sólo se debe hacer con las personas directamente involucradas en las cuestiones a tratar.
De hecho, cada uno de los asistentes debería ser responsable de intervenir en algún punto de la reunión. Nadie debería ir de "oyente".

2.Redactar el Orden del día  y detallar en ella de forma clara y concisa los temas a tratar y los responsables de cada uno de ellos.

3.Colocar día y hora de realización.

4.Calcular la duración de la reunión. Para que una reunión sea eficaz, no debería exceder de una hora y media. Más allá, la atención y participación de los asistentes irá decreciendo.
Es importante definir los tiempos que se insumirá en cada ítem, para así calcular adecuadamente  la duración de la reunión y luego respetarlo.
Reservar un momento para preguntas al final.

5.Elegir una hora y un día.
Realizar una convocatoria de la reunión con suficiente antelación  para que los participantes conozcan los temas y antes de la reunión puedan tener preparadas respuestas y materiales en los que están involucrados.


6.Adjuntar la documentación necesaria a la convocatoria. Para evitar enviar documentos varias veces o con versiones diferentes, asegurarse de que el material necesario esté siempre a disposición de quien lo necesite.

7.Preparar el espacio. 
Asegurarse de pedir todo lo que se necesite utilizar (cañón,  wifi, etc.) para que los asistentes puedan llevar a cabo su intervención.


El desarrollo

8.Cumplimiento estricto del horario acordado.

9.No llevar elementos que puedan distraer la atención como ser un celular encendido.

10.Si es posible realizarla de pie. Está comprobado que aumenta la participación, la  colaboración y la hace más ágil.

11.Debe haber un moderador que vele por su buen desarrollo. Comenzará por leer el Orden del día.

12.El moderador debe asegurase que durante la reunión se siga  y respete el
tiempo asignado a cada ítem según lo programado.


El cierre

Es la fase más importante. Es el momento de definir acciones, responsables de cada una de ellas y los plazos de ejecución (todo deberá constar claramente en el acta final).

13.La minuta.
La persona asignada debe redactarla. Es conveniente que esté estandarizada la manera de realizarla.

Todos los asistentes deberían haber tomado notas durante la reunión, en especial sobre las tareas que tienen asignadas, para que una vez finalizada  puedan planificar la ejecución de las mismas o sugerir incluir en la minuta algo que ellos crean no está colocado.

Deben quedar reflejadas:

•Las personas asistentes a la reunión
•La fecha
•El lugar en donde se concretó
•El tiempo utilizado (inicio y final)
•Los asuntos tratados
•Las decisiones aprobadas
•Los compromisos o tareas pendientes, con fechas de cumplimiento y quién es el responsable
•La fecha de la próxima convocatoria (si fuera necesario)

14.Difundir o hacer llegar el acta a todas las personas convocadas (asistentes o no).

 

Una manera de acelerar su escritura, y que al mismo tiempo todos los presentes la validen, es utilizar computadoras portátiles y si es posible proyectar lo que se va escribiendo.

Reuniones breves y espontaneas

Solo unos pocos participantes.
Puede utilizarse un escritorio que permitirá a tres o cuatro personas en lugares distintos acordar con rapidez cuestiones de un tema. Los motivo convocante podrían ser tratados con un documento, un  plano
En otras oportunidades pueden realizarse para tomar una decisión rápida sobre cómo proceder ante un hecho determinado y en un lugar improvisado.
Sigue siendo importante tener los temas claros para que la reunión sea sencilla, dinámica y eficaz.
También es necesario redactar la minuta.

Expresiones vertidas en libros que pueden ser adquiridos  en nuestra oficina

Experiencias de Japanese Management en PYMES
Roberto Kawano
Pág. 102


Recomendaciones o sugerencias para que una reunión resulte productiva:

Sea Puntual, el tiempo de los demás puede ser tan valioso como el suyo.
Es común que la persona de mayor autoridad en las organizaciones es quien se hace esperar, llegando último a la reunión, como gesto de jerarquía ante los restantes concurrentes.
Además de la descortesía hacia los demás, envía un mensaje contraproducente acerca de la importancia del tiempo que se pierde y su incidencia sobre los costos de la empresa.
La única justificación de una impuntualidad debería ser una causa de fuerza mayor.

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Construcción de software una mirada ágil
Autores: Nicolás Paez - Diego Fontdevila – Pablo Suarez –
Carlos Fontela – Marcio Degiovannini – Alejandro Molinari
Pág. 178

Pautas básicas para reuniones ágiles

Si la reunión llega a su tiempo límite y no se cubrieron todos los temas planificados, no se debería extender como si no hubiese pasado nada. Lo mejor es preguntarles a los asistentes si prefieren continuar o concertar una nueva reunión: No hay que dar por supuesto que quienes estan en la reunión pueden quedarse más allá de lo planificado, estaríamos despreciando implícitamente el valor de su tiempo.

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